福鼎市慈善总会档案管理办法

第一章  总 则

第一条  为加强福鼎市慈善总会（以下称总会）的档案管理，更好地为各项业务工作服务，特制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  总会办公室是档案管理的职能部门，负责总会档案的管理、监督、检查工作，保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  归档范围与保管期限

第四条  归档范围

一、文书类

（一）上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

（二）上级机关和主管部门交总会办理、调查、答复、处理的各种文件材料。

（三）总会召开会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会议、专题会议和各部室的全套文件和音像资料；总会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议形式的会议文件和声像资料。

（四）总会向业务主管单位、有关部门的请示、报告及有关部门的批复。总会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件。总会各机构、慈善组织单位会员的请示、报告及总会的批复。

（五）总会制定的各项工作和规章制度。总会各机构在业务活动中形成的重要文字和声像资料。

（六）总会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料。重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

二、慈善支出资料类

（一）分类

总会社会善款支出，分类建立与会计、统计档案相对应的资料档案。具体分类如下：

1.赈灾救助类：按地域或灾情类别建立；

2.慈善救助类：按救助对象分类，包括助老、助学、助孤、助残、助农、助困等；

3.公益援助类：按部门或项目分类。如文化、教育、卫生、交通、环保等。

（二）归档内容

1.救助对象（个人、团体）申请报告；

2.救助对象证明材料：

（1）本人所在单位（社区、学校、村民委员会等）出具的有关救助对象家庭基本情况，申请救助理由；

（2）上一级单位的证明材料；本会印发的调查表等。

3.相关材料：如入学通知书、医院诊断证明资料等；

4.身份证明：身份证、学生证、户口簿、残疾人证、军人证、复员退休证等（复印件）；

5.本会工作底稿：包括接待人员谈话记录、办公室填制的审批表等；

6.救助过程记录资料：如录像、图片等；

7.受助人领款收据复印件，救助对象花名表册等；

8.其它：如受助人感谢信、锦旗等；

9.总会与受助人（或单位）签订的合同、协议、备忘录等；

10.新闻媒体相关报道材料。

三、会计、统计资料

包括会计帐簿、凭证、会计报表、统计报表、等按国家财政、统计部门的规定办理。

第五条  档案保管期限

总会档案资料暂不定具体保存年限，均为永久性保存。

第三章  立卷归档与查阅办法

第六条  档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理，保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。

第七条  档案由办公室收集、整理和立卷，各部门原则上不再保存应归档的文件资料。如工作需要相关文书，可使用复印件或暂时借出原件。

第八条  归档工作统一由办公室负责，要指定专人保管，认真负责，并保证业务工作随时查阅需要。

第九条  总会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续，要经秘书长批准。外单位、新闻媒体等查阅总会档案，凭介绍信并经总会会长批准方可查阅。捐赠人可凭本人身份证明查阅相关的资料。查阅档案原则上在总会档案室进行，如有特殊情况带出档案室查阅,要经秘书长批准,并在当天下班前交还档案室。

第十条  本办法经总会常务理事会通过后生效。本办法的制定权和修改权属总会常务理事会；将解释权授予总会会长办公会议；将相关具体管理办法授予总会会长办公会议制定。