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福鼎市慈善总会档案管理办法
作者:  更新时间:2024/10/24 15:55:33

福鼎市慈善总会档案管理办法

 

第一章  

第一条  为加强福鼎市慈善总会(以下称总会)的档案管理,更好地为各项业务工作服务,特制定本办法。

第二条  办法所称档案,是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  总会办公室是档案管理的职能部门,负责总会档案的管理、监督、检查工作,保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  归档范围与保管期限

第四条  归档范围

一、文书类

(一)上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

(二)上级机关和主管部门交总会办理、调查、答复、处理的各种文件材料。

(三)总会召开会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会议、专题会议和各部室的全套文件和音像资料;总会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议形式的会议文件和声像资料。

(四)总会向业务主管单位、有关部门的请示、报告及有关部门的批复。总会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件。总会各机构、慈善组织单位会员的请示、报告及总会的批复。

(五)总会制定的各项工作和规章制度。总会各机构在业务活动中形成的重要文字和声像资料。

(六)总会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料。重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

二、慈善支出资料类

(一)分类

总会社会善款支出,分类建立与会计、统计档案相对应的资料档案。具体分类如下:

1.赈灾救助类:按地域或灾情类别建立;

2.慈善救助类:按救助对象分类,包括助老、助学、助孤、助残、助农、助困等;

3.公益援助类:按部门或项目分类。如文化、教育、卫生、交通、环保等。

(二)归档内容

1.救助对象(个人、团体)申请报告;

2.救助对象证明材料:

1)本人所在单位(社区、学校、村民委员会等)出具的有关救助对象家庭基本情况,申请救助理由;

2)上一级单位的证明材料;本会印发的调查表等。

3.相关材料:如入学通知书、医院诊断证明资料等;

4.身份证明:身份证、学生证、户口簿、残疾人证、军人证、复员退休证等(复印件);

5.本会工作底稿:包括接待人员谈话记录、办公室填制的审批表等;

6.救助过程记录资料:如录像、图片等;

7.受助人领款收据复印件,救助对象花名表等;

8.其它:如受助人感谢信、锦旗等;

9.总会与受助人(或单位)签订的合同、协议、备忘录等;

10.新闻媒体相关报道材料。

三、会计、统计资料

包括会计帐簿、凭证、会计报表、统计报表、等按国家财政、统计部门的规定办理。

第五条  档案保管期限

总会档案资料暂不定具体保存年限,均为永久性保存。

第三章  立卷归档与查阅办法

第六条  档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理,保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。

第七条  档案由办公室收集、整理和立卷,各部门原则上不再保存应归档的文件资料。如工作需要相关文书,可使用复印件或暂时借出原件。

第八条  归档工作统一由办公室负责,要指定专人保管,认真负责,并保证业务工作随时查阅需要。

第九条  总会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续,要经秘书长批准。外单位、新闻媒体等查阅总会档案,凭介绍信并经总会会长批准方可查阅。捐赠人可凭本人身份证明查阅相关的资料。查阅档案原则上在总会档案室进行,如有特殊情况带出档案室查阅,要经秘书长批准,并在当天下班前交还档案室。

第十条  本办法经总会常务理事会通过后生效。本办法的制定权和修改权属总会常务理事会;将解释权授予总会会长办公会议;将相关具体管理办法授予总会会长办公会议制定。

地址:福建省福鼎市龙山支路356号(市民政大楼四楼)