为加强总会所有证书原件、申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时备案复检等，特制订本制度。
一、下列证书及资料由办公室负责统一保管
1.所有资信文件：验资报告、评估报告、年检报告等
2.重要文件，如投标文件、管理制度文件等
3.理事会会议文件及通知、其他部门发布给总会的授权函等
4.所有由重要机构或组织颁布的证件如登记证书、税务登记证、银行开户许可证、组织机构代码证等。
二、总会设资料保管员，负责技术类证书和重要文件资料的管理，其职责如下：
1.建立证书资料目录及相应档案，以便及时查找。负责日常管理，保证证书资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。
2.负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。
3.严格按照总会的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。
4.严格交接转移手续。
三、证书资料的借阅、借用、复印管理办理
1.总会员工因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时，应填写借用登记表，写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等，经相关负责人同意并签名确认后，方可办理相应手续。
2.资料保管员仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其他任何人员提出的任何要求，均不予受理。
3.凡借阅、借用证书资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过20个工作日。
四、违规责任
1.凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证书及重要文件资料遗失的，由资料保管员承担补办费用及相关责任。
2.凡因借用、借阅人过失而造成的证书资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。
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